Das Mitarbeiter nicht zwingend in unmittelbarer Nähe des Firmenstandorts leben müssen, hat sich in den letzten Jahren deutlich gezeigt. Besonders Angestellte, die hauptsächlich am Computer arbeiten, können ihrer Tätigkeit auch aus dem Home-Office aus der Ferne nachgehen. Doch was, wenn der Geschäftsführer mehr als 400 km entfernt vom Firmenstandort wohnt? Für Peter Steiner, Geschäftsführer der Priosafe GmbH mit Standort in Mettmann, ist der Arbeitsweg nicht jeden Tag zu bewältigen. Denn er selbst wohnt im mittelfränkischen Fürth.
Wie er mit dieser Herausforderung umgeht und welche Erkenntnisse für die Führung der Priosafe GmbH als Lieferant für Sicherheitstechnik sich aus der Konstellation ergeben, hat er uns in einem interessanten Interview verraten. Aber lesen Sie selbst:
Wie organisiert man den Job als „Remote-Geschäftsführer“?
Peter Steiner (P.S.): Als Basis dient immer das Verständnis für die Organisation des Unternehmens. In diesem Zusammenhang ist es sogar von Vorteil, wenn man das Ganze von außen betrachten kann. Wichtig ist es, zu Beginn den IST-Zustand genau zu analysieren - mit jedem Mitarbeiter Gespräche zu führen, um festzustellen, was zu tun ist. Dadurch zeigt sich, ob eine Restrukturierung der internen Abläufe nötig ist. Für mich entstand damit ein kleiner Baukasten an To-Do’s, die ich dann nach und nach abgearbeitet habe. Mein Fokus lag auf der Einführung von definierten, internen Prozessen und der Optimierung von bestimmten Abläufen. Die einzelnen Schritte konnte ich aus der Ferne erledigen.
Die Arbeitstrennung zwischen den Aufgaben der Mitarbeiter und Ihren Aufgaben war also streng gegeben?
P.S.: Richtig. Mein oberster Grundsatz war: Ich darf nicht ins Tagesgeschäft eingreifen. Um das Tagesgeschäft müssen sich die Mitarbeiter selbständig kümmern. Deswegen ist es auch wichtig, dass die Mitarbeiter ihren Job weitermachen, während ich mich mit der Restrukturierung der internen Abläufe beschäftige.
Wie bauen Sie trotzdem Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern auf?
P.S.: Am Anfang war es notwendig, mit jedem einzelnen Mitarbeiter persönlich zu reden. Nicht in der großen Runde, sondern unter vier Augen. Das waren jetzt keine klassischen Personalgespräche, sondern eher eine Art Kick-Off Gespräch. Hier fragte ich dann: „Was sind Deine Aufgaben in der Firma?“ „Wie zufrieden bist Du in der Firma?“ „Würdest Du an Deinem Arbeitsalltag gerne etwas ändern?“ Auf diese Weise wurde auch deutlich, dass es wertvoll sein kann, einen regelmäßigen gemeinsamen Termin für den Team-Austausch zu haben. Daraufhin wurde ein sogenannter Jour fixe etabliert, der einmal in der Woche stattfindet und ca. eine Stunde dauert. Diese Stunde nutzen wir dann, um gegenseitige Belange anzuhören und zu klären, was momentan ansteht.
Inwiefern sind digitale Anwendungen dabei eine Hilfe?
P.S.: Wir arbeiten sehr viel mit Microsoft Teams. Unter anderem verwenden wir das Tool auch für unseren Jour fixe. Auch das musste komplett neu eingerichtet werden. Wir haben auch die Telefonanlage langfristig umstellen müssen. Das waren notwendige organisatorische Änderungen, die trotz anfänglichen Aufwandes die tägliche Arbeit langfristig einfacher machen. Außerdem führen wir einen gemeinsamen Kalender. Dort kann jeder Mitarbeiter seine eigenen Geschäftstermine eintragen.
Klingt danach, als wäre mobiles Arbeiten bei Ihren Mitarbeitern möglich?
P.S.: Genau. Die Tage, an denen mobil gearbeitet wird, werden dann in den Kalender eingetragen. Es gibt dennoch einen Tag in der Woche, wo alle gleichzeitig im Büro sein müssen, damit sich das gesamte Team auch untereinander absprechen kann. Am Anfang gab es diese Treffen nur zu den Terminen, an denen ich vor Ort war – das war aber nur sechs Mal im Jahr und damit zu selten. Mittlerweile haben wir das von meiner Person entkoppelt. Meine Mitarbeiter haben es geschafft, sich auf einen Tag zu einigen, an dem alle in der Firma zu sein haben.
Kam dieser Vorschlag von den Mitarbeitern selbst oder von Ihnen?
P.S.: Teils teils. Der Denkanstoß kam von mir. Denn je selbständiger das Team arbeitet, umso weniger muss ich von außen eingreifen. Sie haben aber auch selbst gemerkt, dass ein regelmäßiger Austausch in Präsenz notwendig ist. Dementsprechend wurde die Idee dann so umgesetzt.
Dann sind Sie der Einzige, der so viel remote arbeitet?
P.S.: Ja, alle anderen kommen regelmäßig in die Firma. Wobei das Verhältnis in seltenen Fällen schon 2/3 zu 1/3 für das mobile Arbeiten ausfällt. Es gibt aber auch zwei Kollegen, die sind zu 100% im Büro. Das hängt ja auch von den Lebensmodellen der Mitarbeiter ab. Der größte Faktor ist dabei der lange Arbeitsweg, der teilweise bis zu 60km beträgt. Da habe ich selbstverständlich Verständnis für den Wunsch der Mitarbeiter, einen Teil der Arbeit von zu Hause erledigen zu können.
Schauen Sie ab und zu mal vorbei, um nach dem Rechten zu sehen?
P.S.: Am Anfang hatte ich gedacht, ich müsste jeden Monat hinfahren. Da aber die organisatorische Umstrukturierung erfolgreich war, sind wir nun bei einem zweimonatigen Rhythmus angekommen. Ich plane es dann so, dass ich übers Jahr ungefähr alle zwei Monate persönlich für zwei Tage in Mettmann bin. Da reflektieren wir die eingeführten Prozesse und schauen nach Optimierungsbedarf. Das ist auch die Bestätigung dafür, dass die Mischung zwischen Remote und Präsenz funktioniert und aufgeht.
Sind diese Termine fest geplant oder warten Sie auf eine passende Gelegenheit?
P.S.: Ein Teil der Termine ist fest geplant. So macht es Sinn, zum Jahres Kick-Off für die gemeinsame Planung von Zielen vor Ort zu sein. Auch die Personalgespräche zu Beginn und Mitte des Jahres lassen sich gut mit Besuchen in Mettmann verbinden. Die restlichen Termine organisiere ich nach Bedarf. So stand beispielsweise vor einiger Zeit ein Audit des Qualitätsmanagements bei der Priosafe an. Das wurde von einer externen Firma durchgeführt. Diese Gelegenheit habe ich dann für einen zweitägigen Besuch in Mettmann genutzt.
Würden Sie sagen, eine Unternehmensführung aus der Ferne kann als Modell für andere Unternehmen auf lange Zeit funktionieren? Welche Voraussetzungen sind wichtig?
P.S.: Eindeutig ja. Die wichtigste Voraussetzung ist jedoch eine gemeinsame Grundlage in Form von digitalen Anwendungen, mit deren Hilfe alle sinnvoll arbeiten können. Eine zentrale Dokumentenablage ist dabei unverzichtbar. Ich bin in der glücklichen Lage gewesen, das selbst einrichten zu können. Wenn das nicht geht, dann braucht es zumindest einen Administrator, der das beherrscht. Nur dann kann es funktionieren. Bei der Priosafe war und ist es beispielsweise der Vorteil, dass das Warenwirtschaftssystem cloudbasiert ist. Damit war eine wichtige Voraussetzung gegeben. Fazit: Es kann gelingen. Wichtig ist jedoch, dass alle Beteiligten wissen, was das gemeinsame Ziel ist. Nur so ziehen alle am selben Strang.
Das Beispiel der Priosafe GmbH zeigt: Unternehmensführung aus der Ferne ist kein Hexenwerk. Es kann gelingen. Eine gute Portion Vertrauen und der Mut, sich über die digitale Welt zu verbinden, sind der Schlüssel zum Erfolg.